Mail-Vorlagen im Outlook

Vereinfachungen für den Arbeitsalltag auch einfach gestalten, sodass sie diese Bezeichnung verdienen – kann Microsoft nicht.

Muss man ein- und dasselbe Mail immer wieder senden, etwa den immerselben Text an den Kunden mit den immerselben AGB und einer aktuellen Rechnung, könnte man der irrsinnigen Idee verfallen, eine Vorlage im Outlook zu basteln. Man erhofft sich davon Vereinfachung gegenüber der bisher gewählten Vorgangsweise:

Gesendet-Ordner nach der letzten derartigen Mail durchforsten,
diese doppelklicken
Nachricht
Aktionen
„Diese Nachricht erneut senden“

Klick-Counter: 5 + die nötigen Scrollkilometer

Das Erstellen einer Vorlage funktioniert relativ einfach:

Nachricht erstellen
Anhänge definieren
Datei
Speichern unter
Dateityp „Outlook-Vorlage“

(Vorlagen-Ordner wird automatisch vorgegeben, *.oft-Datei)
Name eingeben.

(Tipp: Die Signatur, wenn sie standardmäßig angehängt wird, in der Vorlage nicht mitspeichern (also vorm Speichern weglöschen!), sonst ist sie bei bestimmungsgemäßer Verwendung der Vorlage als neue Mail doppelt.)

Das Erstellen einer vorlagenbasierten Mail hingegen ist nur für psychisch stabile Menschen empfohlen:

Start
Neue Elemente
Weitere Elemente
Formular auswählen…

ein Fenster erscheint
Dropdown klicken
„Vorlagen im Dateisystem“ auswählen

(steht standardmäßig auf „Bibliothek für Standardformulare“)
gewünschte Vorlage doppelklicken.

Klick-Counter: 7 in Worten: siiieben!???

Die Userin der Marke „Alles-Anpassen-Wollerin“ fragt sich da: Wtf? Komplizierter gehts nicht?

(Sie versucht vielleicht zu vereinfachen, etwa indem sie die Vorlagen direkt ins Outlook-Menüband einzubinden wünscht, sodass sie nur einen Klick auf die gewünschte Vorlage braucht. Sie wird aber nicht fündig, weil sie, wenn sie das Dropdownfeld in „Menüband anpassen“-„Befehle auswählen“ öffnet, unter 25 jäh herauspurzelnden Unterkategorien begraben wird.
Unter „alle Befehle“ und V wie Vorlage findet sie unter anderem „Viele Details anzeigen“ – ja, das merkt sie bereits deutlich, das Auge tränt schon – aber nix mit Vorlagen. Unter N gibts – erraten „Neue Elemente“ – siehe oben beschriebene 7 Klicks; „Neues Mail von Vorlage“ sucht sie vergebens.
Sie schließt nicht aus, dass es die Option gibt. Sie schließt aber aus, dass sie auffindbar ist.)

Gewählter Workaround:
Eine Verknüpfung zur *.oft-Datei erstellen und diese auf den Desktop legen (oder sonstwohin, wo man sie leicht wiederfindet).
Will man die Vorlage benutzen: Doppelklick auf die Verknüpfung – neue Mail auf Basis der Vorlage wird geöffnet.
Klick-Counter: 2

Das führt man natürlich nicht durch, indem man versucht, sich den neunschwänzigen Dateipfad zur Outlook-Vorlagendatei einzuprägen und sodann im Explorer zu testen, wieviel man sich gemerkt hat.

Im Outlook nochmal:
Datei
Speichern unter
Dateityp „Outlook-Vorlage“

Die eben erstellte Vorlagedatei erscheint im Standard-Vorlagen-Ordner.
Rechtsklick auf die Datei, Senden an – Desktop (Verknüpfung erstellen).

[Man kann sich freilich auch den neunschwänzigen Dateipfad im Speichern-Unter-Fenster kopieren und im Explorer öffnen:

Rechtsklick auf die Adresszeile
Adresse kopieren
Windows-Start-Button klicken
ins Suchfeld einfügen und mit Enter bestätigen

{Warum es in Windows-Adresszeilen-Kontextmenüs immer noch nicht versionsübergreifend ein „in Explorer öffnen“ gibt? Oder bei Rechtsklick auf die Datei? Man weiß es nicht. Es wäre vermutlich zu einfach.}]

In der Zeit, die mich der gesamte Eruier-, Erstell- und Frustvorgang sowie das Schreiben dieses Artikels gekostet hat, hätte ich genau noch 7,33 Jahre lang meine wiederkehrenden Mails auf die gute alte Art erstellen können. Aber man will ja die softwareseitig angebotenen Erleichterungen auch nutzen, nicht wahr?

Usability-Exkurs:
In den „neuen“ Office-Versionen ist ja generell alles einen Klick weiter entfernt als bisher. Und mehr: Die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ zu bearbeiten bedeutet seit 2007, die gewünschte Symbol-Reihenfolge über zwei Pfeil-Schaltflächen ▲ ▼ festzulegen – und zwar ausschließlich. Drag&Drop? Nicht nötig. Mehrfachauswahl? Nicht nötig. Hättest du das letzte von 20 Symbolen gerne ganz oben, klickst du eben 19mal ▲. Willkommen im 21. Jahrhundert!

10 Gedanken zu „Mail-Vorlagen im Outlook

  1. Eine super Anleitung, die das Leben erleichtert! Ich als Steuerberater schicke viele E-Mails an Kunden raus und da wird mir das sehr helfen! Super erklärt und echt top die einzelnen Möglichkeiten ausgearbeitet. Danke für deine Hilfe! Liebe Grüße aus Hannover von Michael Keulemann

  2. Auch von mir ein dickes „Danke“!
    Man kann den link auch unten in die Windows schnellstartleiste ziehen. Ist dort schon Outlook deponiert, wird der Link zur Vorlage ins Kontextmenü integriert, als mit Rechtsklick erreichbar.
    Die schlechte Usability, die Du so schön humorvoll umschreibst, bringt mich regelmäßig zur Weißglut….
    Gruß
    Roland

  3. Es reicht, wenn man die erstellte Vorlage in einen erstellten Email-Ordner (z.B. Vorlage) zieht. Die Vorlage läßt sich dann beliebig oft öffnen und versenden.
    Gruß Torsten

  4. Ich habe auch eine Lösung dafür gesucht und konnte nicht glauben das es so umständlich ist. Da ich dafür aber keine Verknüpfung auf dem Desktop oder sonst wo haben wollte, habe ich mir ein Unterordner unter Posteingang angelegt im Outlook und dort einfach die erstellten Vorlagen (*.oft) reingeschoben. Das geht bei Outlook. Jetzt einfach diesen Unterordner in Outlook auswählen und die entsprechende Vorlage doppelklicken => Neue Mail aus Vorlage wird erstellt. Klick-Counter 2 und die Vorlagen sind wo sie hingehören im Mailprogramm. 😀
    Viele Grüße Andreas

    • Danke, lieber Andreas! Kann sein, dass das damals noch nicht ging, immerhin hat der Eintrag auch schon ein paar Jährchen auf dem Buckel… Eigentlich bin ich sogar erstaunt, dass er überhaupt noch aktuelle Infos zu bieten scheint. 😉 Danke jedenfalls für die Vervollständigung!

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